Sie kennen den Ausdruck: „Man kann ein Problem nicht mit der gleichen Denkweise (Verhaltensweise) lösen, wie es entstanden ist?
Aber auf Sie trifft das nicht zu, oder doch?
Okay, wenn es nicht zutrifft, läuft alles Bestens, kaum Probleme, Projekte in Time, Budget und Qualität, Produktion reibungslos, Mitarbeiter glücklich….
Wenn das nicht der Fall ist, Sie gegebenenfalls an einer Restukturierung ( ess muss nicht immer IDW 6 sein) arbeiten, oder das ins Auge fassen, mag der folgende Text für Sie interessant sein.

Gibt es ein Problem?

In jeder Firma gibt es Herausforderungen – früher sagte man Probleme – und das NIH (Not Invented Here) Syndrom oder das „Haben wir noch nie gemacht“ sind durchaus gängige Verhaltensweisen, welche Probleme verursachen.

Um diese zu lösen, muss man zunächst die wirkliche Ursache des Problems kennen.
(Siehe auch: Sie haben ein Prozessproblem)
Bevor man da aber einsteigt, ist der erste Schritt sich klarzumachen, dass es überhaupt so etwas wie ein Problem gibt.

Wenn die typische Reaktion ist. „Das ist nicht so schlimm/wird schon nicht so schlimm werden.“ Die Antwort heißt: „Jep, es wird noch schlimmer“.

Lösung: Wir brauchen ein Tool

„A Fool with a Tool is still a Fool”. Dieser Satz ist so alt wie wahr. Kein Werkzeug dieser Welt wird Ihre Probleme lösen, wenn Sie Ihre Verhaltensweisen == Ihre Prozesse nicht ändern.

PROZESS: ein Verlauf, eine Entwicklung oder ganz allgemein als ein System von Bewegungen bezeichnet werden. Vergleichbare Begriffe sind auch „Hergang“, „Fortgang“, „Ablauf“ und „Vorgang“

Aber wir haben (xx Jahre) gebraucht, um diesen Prozess zu entwickeln. (Und der funktioniert immer noch nicht)

Originalzitat vom Mitarbeiter eines großen Lieferanten im Automotive

Um es freundlich auszudrücken, wie lange Sie gebraucht haben ist völlig egal. Und Entwicklungszeit macht Dinge nicht Richtig.

Wenn Sie mit dem, was Sie für richtig halten, nicht das gewünschte Ergebnis erzielen, machen Sie etwas falsch.

Die Lösung „Wir / Sie brauchen ein Tool“, wird immer wieder gerne von Firmen propagiert, welche Ihre Produkte verkaufen wollen, ist keine Lösung.
Es ist eine Überdeckung des wirklichen Problems.
Und diese Vorgehensweise (Einführung eines Tools ohne die wirkliche Ursache zu kennen) wird Ihnen neue Probleme schaffen.

Process Follows Tool. (SIC!)

Abteilungsleiter eines Automobilherstellers

Ein Tool benötigt man nur dann, wenn man damit schneller, oder mit höherer Qualität Dinge erledigen kann. Wenn Sie die Grundlagen Ihrer Produktion / Ihres Handelns „manuell“ nicht richtig hinbekommen, wird Ihnen kein Tool der Welt helfen.

Wenn Sie also Ihre Prozesse (Abfolge von Schritten um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen) nicht im Griff haben, wird es ihnen das Problem einfach weiterhin um die Ohren fliegen, ggf aber auch noch verschlimmert werden.

Und wenn Sie auf die Idee kommen: „Aber wir sind doch zertifiziert“… nutzt das gar nichts, wenn die Ergebnisse nicht heraus kommen. (Siehe auch „Grundsatz der Erfolglosen)

RCA-Ursachenanalyse

RCA (Root Cause Analysis).
Ohne die wirkliche Ursache zu kennen, kann man viele Dinge tun, die Firma (die Person) kann beschäftigt sein, aber im Endergebnis wird das Problem nur zugedeckt um dann, zu einem Moment wo man es am wenigsten gebrauchen kann, wieder aufzutreten.
Meister in solchen „Lösungen“ ist die Politik.

Ein typisches Beispiel ist die überbordende Bürokratie des Staatsapperates.
Anstatt die Probleme mit besseren Prozessen zu lösen, werden immer neue Stellen geschaffen, diese machen nun noch mehr Bürokratie.
Die Spirale ist vorprogrammiert und den Verursachern, gebe ich gerne „Tiernamen“

Wie hoch ist der "Overhead" in Ihrer Firma?

5 Why

Ist eine Methode die immer weiter nach „Warum“ fragt. Korrekt durchgeführt : wird „so lange nachgehakt, bis der fehlerverursachende Prozessschritt eindeutig identifiziert und nicht mehr weiter aufteilbar ist“ (Wikipedia)

Bitte kein Fingerpointing – keine Hexenjagd

Wenn Sie mit der obigen oder einer anderem Methode (Ishikawa, FMEA etc.) die Ursache für die Abweichung im Prozess gefunden haen, werden Sie aber IMMER auch eine verantwortliche Person finden. Nur die Unfähigen werden sich der Ursachenfindung auf Personenebene widersetzen.
„Political Correctnes“, macht man nicht etc. sind dann die Aussagen
Das Problem trat auf weil: (Beispiele)

• Auf mehrfachen Wunsch einer einsamen Person
• Hatte keine / nicht ausreichende Ausbildung
• Arbeitet für 5 == völlig überlastet
• …..

Es ist immer eine Person im Hintergrund, welche das Problem verursacht hat gemäß dem Motto:

So etwas wie Versagen gibt es nicht.
Jemand hat nicht früh genug und hart genug die richtigen Dinge durchgesetzt.

Hexenjagden sind nicht hilfreich, aber ein korrekte Ursachenzuweisung ist unerlässlich.

Und die Ursachenbeschreibung muss die verursachende Person beinhalten.

Wenn Sie diese nicht mit benennen, werden Sie das Problem nicht lösen.
In den meisten Fällen ist es fehlende Ausbildung (im Sinne von Fähigkeit).

Klassifikation Arschloch

dürfen Sie aber nicht vergessen.
Ich weiß, dass diese Ausdrucksweise heutzutage nicht so gerne gehört wird, aber wenn Sie „Ross und Reiter nennen“ kommen auch solche treffenden Ausdrücke.
Ca. 1% der Bevölkerung verdient die o.a. Klassifikation.

„Bevor Sie bei sich selbst eine schwere Depression oder Antriebsschwäche diagnostizieren, stellen Sie sicher, dass Sie nicht komplett von Arschlöchern umgeben sind.“

Ganz unabhängig von der Quelle, ist diese Aussage wohl korrekt.

Und wenn Sie denken, dass es keine solchen Personen in Ihrer Firma gibt… Ab einer gewissen Größe ist das unvermeidlich.
Und diese Personen gehören benannt und korrigiert / entfernt.

Dauer der Analyse

Wenn Sie in Ihrer Firma Ursachenanlyse betreiben, so geht das, wenn Sie mit der Soll-Situation vertraut sind, extrem schnell.
Wenn Sie (mit der Fähigkeit zur guten Analyse ausgestattet) lange brauchen, könne Sie davon ausgehen, dass es „versteckte Kommunikation“, versteckte Prozesse“ und ähnliches gibt.
Details wie man eine gute Analyse macht würden diesen Rahmen mehr als sprengen.

Das wirkliche „Warum“

öffnet Ihnen immer die Tür zur Lösung.
Wenn Sie keine Lösung finden, haben Sie die Ursache nicht gefunden.

Verrat ist Betrug nach Vertrauen

Das Präsentieren einer Lösung, welche zum Problem wird, kann man wohl auch als Verrat bezeichen.
Diese „Lösungen“ werden immer gerne von denjenigen getätigt, welche das Problem verursacht haben. Und da diese oftmal nach dem Peter Prinzip dahin gekommen sind, wo Sie sind, ist es um so schwerer, das aufzulösen, insbesonders, weil diese Personen sich mit weiteren „Petern“ umgeben und so eine „Starke Meinung“ im Unternehmen existiert.

Lösung zum Peter Prinzip

Natürlich muss man sich zunächst auch ausführlich mit dem Thema – Wie sind die da eigentich hingekommen, beschäftigen.
Und wenn man weiß wer die Personen dorthin befördert hat, hilft es gute Statistiken zu haben.
Und diese Statisiken sind das Ergebis von richtig gemachten Prozessen.

CIA Change Impact Analyse

Nun müssen Sie ja, wenn Sie die Ursache gefunden haben, auch noch sicherstellen, dass mit den von Ihnen geplanten Änderungen die gewünschte Richtung eingeschlagen wird. Sie müssen also untersuchen, was bei der Änderung passiert und ein „Verschlimmbessern“ verhindern.

Beispiel Personalbeschaffung

Stellen Sie sich vor, dass in einer Abteilung die Fluktuationsquote sehr hoch ist und gleichzeitig die Qualität der Produkte in diesem Bereich ebenfalls.
Wenn Sie hier nicht rein gehen, oder wie erlebt mehrere Jahre ignorieren, bricht ihnen diese Abteilung weg.
Ihre Rekrutingstrategie können sie sich „den Hasen geben“.
Der Negativeffekt dessen, dass Sie sich nicht darum kümmern, zerstört Ihnen ihre Aussenkommunikation. Sie lassen nämlich Situationen aufkommen welche die Mitarnbeiter extrem belasten und kümmern sich nicht darum.

Andersherum: Sie kümmern sich wirklich um Ihre Mitarbeiter, und das beinhaltet, dass Sie die Ungeeigneten entfernen. Was dann passiert wird sein

1. Die guten Mitarbeiter kommunizieren Ihre Zufriedenheit mit Ihrer Umwelt und dadurch wird bekannt, dass es gut läuft, was weitere gute Mitarbeiter anzieht.
2. Die schlechten Mitarbeiter werden über Sie meckern und auch das wird in deren Umwelt kommuniziert.
   Allerdings bekommen Sie hier das positive Feedback.
   Wenn sich schlechte Menschen darüber beschweren, dass Ihnen das Leben scher gemacht wurde, so haben die Guten dafür Hochachtung.

Beispiel Produktionsprobleme

Wenn der Leiter einer Abteilung nicht weiß, was eine Änderungsanfrage der Ingenieure ist (ECR Engineering Change Request) und warum man das in einer Serienproduktion benötigt, müssen Sie sich nicht wundern.

• Grundsätzlich muss der Abteilungsleiter nicht alles wissen
  • Er braucht Leute, welche das für Ihn machen und
  • Er muss lernen können.

Obige Person hatte – trotz abgeblich langer Erfahrung im Automotive, wo ein ECR Standard ist – keine Ahnung, war nicht lernfähig und ebenso arrogant. (Tatsächlich erlebt –> Tiernamen)

Damit kommen wir wider an das Thema „Ursache ist immer einer Person zuzuschreiben“

Zieldefinition / Idealvorstellung

Ein guter Prozess hat immer ein Zielbild, eine Idealvorstellung.

Ein Einfaches Beispiel liefert die ISO 33071: Enterprise SPICE

Ich glaube kaum, dass jemand diesem Ziel eines Unternehmensführungs-Prozesses widersprechen würde.

Abweichungen / Probleme

Eine Abweichung kann nur von etwas Dokumentiertem kommen.
Es gibt also irgendwo ein „Problem“ und das DWDS spricht da von „Kompliziert und Komplikation“.
Wie schon in der Vorlesung „Wie man verstehen kann“ angegeben, ist man also irgendwo nicht tief genug eingetaucht. Es gibt Dinge die man nicht unter Kontrolle hat. Und genau das muss man dann analysieren.

Und wenn Sie Situationen untersuchen, welche nicht ideal sind, sind immer die ersten Fragen:

• Gibt es einen dokumentierten Prozess?
• Ist der Prozess angemessen für die Firma?
• Ist der Prozess denjenigen, welche davon betroffen sind bekannt?
• Wurde der Prozess verstanden?
• Wird er tatsächlich gelebt?
• …..

Wenn man sich an den Ursachenpunkt heranarbeitet, hat man da eine Menge an Arbeit zu erledigen.
Und zwar nicht nur theoretisch, Sie müssen das auch noch ins Leben / in die Firma bekommen
Aber es ist nur Arbeit.
Oftmals höre ich

Dafür habe ich / haben wir jetzt keine Zeit.

Na dann scheint es ja gar kein Problem zu geben, dann ist ja Alles gut.

Und zum Schluss immer wider der Hinweis: Glauben Sie mir nicht