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Thomas Arends

Lösung unerwünscht. Man will etwas haben.

·5 min
Thomas Arends
Autor
Thomas Arends
Management Consulting, Interim-, Projekt-, Qualitätsmanagement
Inhaltsverzeichnis

Anlass
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Ein LinkedIn-Post des Ausschreibungsdienstes Polytender. Die Aussage: In der EU laufen über 90 offene Ausschreibungen mit „Microsoft“ im Titel. Volumen über 2,5 Milliarden Euro. Für openDesk eine einzige. Schluss des Posts: Jede Ausschreibung ist eine Stimme.

Zur Einordnung der Zahlen: Polytender verkauft Ausschreibungsalarme. Die Zahlen sind eine Anbieteraussage. Ich habe sie nicht geprüft. Jede einzelne Ausschreibung ist auf TED öffentlich einsehbar. Prüfen Sie bitte selbst.

Der Post sagt nichts Falsches. Er zielt nur auf die falsche Stelle. Die Stimme wird nicht in der Ausschreibung abgegeben. Sie wurde Jahre vorher abgegeben. Als jemand den Bedarf als Produkt aufgeschrieben hat.

Der Befund: Ein Produktname ist kein Bedarf
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Das Lebensfähigkeitsmodell (Unter Methoden hier im Blog) hat fünf Pflichten. Die erste ist der Zweck. Er muss drei Dinge erfüllen: lösungsfrei, umfassend, mit benanntem Adressaten.

„Microsoft 365“ ist kein Zweck. Es ist eine Lösung.

Niemand braucht Teams. Gebraucht wird etwas anderes:

  • gemeinsam an Dokumenten arbeiten,
  • sicher kommunizieren,
  • Daten unter EU-Recht halten,
  • jederzeit wechseln können.

Das ist der Kodak-Fehler. Kodak wollte Filme entwickeln. Der Zweck war, Bilder festzuhalten.

Fällt Pflicht 1, ist alles Weitere nicht mehr prüfbar. Wer ein Produkt bestellt, kann nicht mehr fragen, ob es den Zweck erfüllt. Er kann nur noch fragen, ob es geliefert wurde.

Man sucht keine Lösung. Man will etwas haben. Genau dieses Denken führt ins Problem. Souveränität sieht anders aus.

Der Mechanismus: Die Tür schließt sich mit jeder Verlängerung
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Das Vergaberecht verlangt produktneutrale Ausschreibungen. Ein Verweis auf ein bestimmtes Produkt ist nur zulässig, wenn der Auftragsgegenstand ihn rechtfertigt. Oder wenn sich die Leistung sonst nicht verständlich beschreiben lässt. Dann mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Grundlage sind § 31 Abs. 6 VgV und Art. 42 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU.

Der EuGH hat im April 2026 präzisiert: Ist der Verweis schon durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt, entfällt auch die Pflicht zum Zusatz „oder gleichwertig“. Die Ausnahme ist eng auszulegen (EuGH, C-568/24).

Die häufigste Rechtfertigung heißt: Kompatibilität mit dem Bestand.

Und hier liegt der Mechanismus. Jede Verlängerung vergrößert den Bestand. Mehr Dateien. Mehr Schnittstellen. Mehr Gewohnheit. Mehr Vendor Lock in. Damit wird die Kompatibilitätsbegründung stärker. Der Zusatz „oder gleichwertig“ wird rechtlich entbehrlich. Nicht weil jemand das beschlossen hat. Sondern weil niemand etwas anderes beschlossen hat.

Im Lebensfähigkeitsmodell heißt das Substanzverzehr. Gemessen wird die Entnahme: Lizenzpreis je Arbeitsplatz. Nicht gemessen wird der Bestand, aus dem entnommen wird: die eigene Wechselfähigkeit. Pflicht 3 verlangt, diesen Bestand zu benennen. Wer nur den Lizenzpreis kennt, hat eine Verbrauchsanzeige ohne Tankuhr.

Pflicht 5 fragt nach der Reaktionszeit. Hier ist das eine einfache Frage: Wie viele Arbeitstage bräuchten wir, um zu wechseln? Kennt niemand diese Zahl, ist die Abhängigkeit keine Entscheidung. Sie ist ein Zufall.

Das eigentliche Hindernis: „Es muss aussehen wie vorher“
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Ich bin gelernter Lehrer für Chemie und Biologie. Ich habe in der Industrie gearbeitet, in vielen Branchen und Rollen. Vieles, was ich heute nutze [OTSM], habe ich in den letzten zwei Jahren gelernt. Ich lerne jeden Tag.

Deshalb ärgert mich ein Satz besonders: „Es muss so aussehen wie vorher.“

Das ist kein Bedarf. Das ist “Haben wir schonimmer so gemacht”. Es bindet den Zweck an die Lösung. Wieder Pflicht 1.

Lernen baut einen Bestand auf: Beweglichkeit. Nicht lernen spart heute. Und kostet später. Mit Zins. Wer jetzt nicht lernt, lernt später unter Zeitdruck. Oder er lernt gar nicht mehr und scheidet aus.

Schulungsaufwand ist real. Er gehört offen in die Rechnung. Er ist aber eine Investition, und de facto ist es nur ein bisschen Umgewöhnung.

Wer könnte den was tun?
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Nicht „die Ausschreibungsbehörde“ allein. Die Vergabestelle führt meist aus, was andere vorher festgelegt haben. Drei Rollen haben Stellautorität:

  1. Leitung und IT-Leitung des Bedarfsträgers. Sie schreiben die Leistungsbeschreibung. Hier entsteht der Produktname.
  2. Beauftragte für den Haushalt. Sie verlangen die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (beim Bund § 7 BHO, in den Ländern die Landeshaushaltsordnung). Ohne Ausstiegskosten ist diese Untersuchung unvollständig.
  3. Vergabestelle. Sie dokumentiert, warum von der Produktneutralität abgewichen wird. Sie kann eine dünne Begründung zurückgeben.

Der Vorschlag und wie man prüft, ob er wirkt
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Annahme (X): Die Bindung an ein Produkt entsteht in der Bedarfsbeschreibung. Nicht im Markt.

Maßnahme (Y): Vor der nächsten Verlängerung drei Schritte.

  1. Die Leistungsbeschreibung beschreibt Funktionen mit messbaren Merkmalen. Beispiele: gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen. Vollständiger Export aller Daten in einem offenen Format. Betrieb unter EU-Recht. Wechsel ohne Datenverlust innerhalb einer festgelegten Frist.
  2. Ausstiegskosten und Ausstiegsdauer stehen als eigene Position in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung.
  3. Ein Pilotbereich arbeitet drei Monate mit einer Alternative. Gemessen wird, nach wie vielen Arbeitstagen er wieder voll arbeitsfähig ist.

Symptom (Z): Ausschreibungen, auf die nur ein Hersteller passt.

Messgrößen (M):

  • Zahl unterschiedlicher Hersteller unter den wertbaren Angeboten. Sie steht in der eigenen Vergabeakte.
  • Ausstiegsdauer des Pilotbereichs in Arbeitstagen.

Frist (T): Nächster Verlängerungstermin. Spätestens zwölf Monate.

Abbruchkriterium: Kommen trotz funktionaler Beschreibung nur Angebote eines Herstellers, liegt die Ursache nicht in der Beschreibung. Dann fehlt das Angebot am Markt. Dann ist der Adressat ein anderer, und dieser Artikel greift zu kurz.

Der Preis des Nichthandelns
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Jede Verlängerung ohne Ausstiegsplan verlängert die Ausstiegsdauer. Die rechtliche Begründung für den Produktnamen wird stärker. Irgendwann ist der Wechsel nicht verboten. Er ist nur nicht mehr bezahlbar.

Das Lernen kommt trotzdem. Nur später. Teurer. Und unter Druck.

Was ich nicht weiß
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  • Die Zahlen des Posts habe ich nicht geprüft.
  • Einzelne Ausschreibungen können zu Recht produktbezogen sein, etwa reine Verlängerungen laufender Verträge. Das ändert den Vorschlag nicht. Die Entscheidung liegt vor der Verlängerung.
  • Ob die genannten Alternativen gleichwertig sind, beurteile ich hier nicht. Genau das soll die funktionale Beschreibung klären.

Quellen
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Image by geralt from Pixabay