Sie haben ein Prozessproblem!

Management Consulting, Interim-, Projekt,-Qualitäts- Management

Sie haben ein Prozessproblem!

20. August 2020 Allgemein Entwicklung 0
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Probleme

Egal was Sie an Problemen haben

  • keine Zeit
  • Ablenkungen
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Service

Sie haben ein Prozessproblem!

Klassisches Problem

Wir haben keine Zeit um die Prozesse einzuführen, weil wir so viel zu tun haben (meistens Fehlerbehebung).

Glauben Sie wirklich, dass die Probleme verschwinden, wenn Sie die aktuellen Fehler behoben haben, OHNE eine strukturelle Änderung zu tätigen?

RCA

RCA ist die Abkürzung für Root Cause Analyse – Ursachenanalyse.

Macht man in der Technik immer – aber was ist mit der Ursachenanalyse in der Organisation?
Wird das Problem durch die Einführung eines Tools “erledigt”?
Okay – Sie bekommen ein paar neue Probleme, wenn Sie so vorgehen.
Kein Tool löst Ihre Prozessprobleme

Erst haben ein Gewehr, dann schießen!

Auch wenn “der Chef” sich noch so aufregt, oftmals ist er derjenige, der das Ganze “verbockt” hat.
Ich erinnere mich an das Jahr 2019. Ich sitze bei einem bekannten Automobilzulieferer für Steuergeräte. Die Aussage des CTO:

ich glaube wir haben unsere Prozesse das letzte Mal in 2002 “angefasst.

aus dem Gespräch zur Einführung eines neuen Werkzeuges in Köln

Und Sie wundern sich warum solche Dinge wie “Dieselgate” oder das 737 Max 8 Desaster passieren kann?

Im obigen Fall ist es zwingend notwendig erst einmal überhaupt die Prozesse sich einmal anzuschauen. Gerade im Bereich Elektronik sind seit 2002 zigtausende Änderungen eingetroffen.

Der obige Prozess wird also gar nicht gelebt!

Das Problem ist, dass “der Chef” nicht dafür Sorge getragen hat, dass anwendbare Prozesse im Unternehmen eingeführt und gepflegt werden.
Wenn er also es versäumt – die Mitarbeiter wollen meist gute Prozesse – sollte “das Geschreie” zurück kommen.

Wirkliche Vorgesetzte schreien oder beschuldigen (fast) nie!

Schreien oder Beschuldigen im Unternehmen, zeigt immer die Unfähigkeit mit einer Sache umzugehen. (Gefahrenrufe aussen vor)
Der regelmäßig lautstark seinen Unmut äußert, zeigt im Endeeffekt nichts anderes, außer dass er nicht Herr der Lage ist.
Sie werden im Auto vielleicht mal schreien, wenn etwas wildes passiert, aber Sie wissen, dass es nichts nutzt, den Motor anzuschreien.
Davon wird es nicht besser.
Wenn sie sich vor, Sie haben einen exzellenten Prozess. Dann wissen Sie, dass jegliche Ablenkung welche auftreten Marc beschrieben ist, sowie das Handling dieser Ablenkungen.
Glauben Sie wirklich, dass hier etwas schief gehen kann?
Wenn es schief gegangen ist, dann deshalb, weil der Prozess nicht stimmt, oder der Mitarbeiter ihn nicht korrekt ausgeführt hat.
Wenn der Prozess nicht stimmt, so ist es die Aufgabe der Führungskraft dafür zu sorgen, dass ein funktionaler Prozess eingeführt und aufrecht erhalten wird.
Wenn der Mitarbeiter einen Fehler gemacht hat, gilt es

  1. den Fehler zu korrigieren und
  2. den Mitarbeiter zu korrigieren.

Und wenn das alles nichts nützt und der Mitarbeiter sich nicht korrigieren lassen möchte, so mag es in den seltensten Fällen einmal notwendig sein sich von dem Mitarbeiter zu trennen.

Die Qualität der Produkte

Qualität = Übereinstimmung mit den Anforderungen.
Qualität ist also folgerichtig immer das Ergebnis der Ausführung von Tätigkeiten, welche den Anforderungen an diese Tätigkeiten entsprechen.

Zurück zum obigen kann man also feststellen, dass ein Problem aufzeigt, dass irgendeine Tätigkeit in der Entwicklung, oder aber auch in den ganz normalen Prozessen nicht richtig durchgeführt worden ist. Daraus leitet sich ab, das ist ein Prozess Problem gibt.

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist die Beschreibung von Tätigkeiten zur Erreichung eines Zieles. Je nach Ebene der Prozesse (Geschäftsführung. /…../ ./Arbeiter) sind unterschiedliche Gesichtspunkte der Prozesse vorhanden, aber im Endeeffekt hat ein Prozess immer nur drei Teile, und selbst jegliche Tätigkeit kann mal als kleinen Prozess betrachten.

  1. Eingang
  2. Manipulation
  3. Ausgang

mehr gibt es nicht.
Natürlich müssen Sie, damit sie etwas tun können die notwendigen Materialien/Informationen/(Was auch immer) haben, damit sie überhaupt anfangen können.

  1. Wenn Ihnen der Bericht des Mitarbeiters über die geleisteten Stunden fehlt, können Sie in der Buchhaltung nicht arbeiten. Wenn Sie die Daten haben und zwar vollständig, was auch gegebenenfalls die Freigabe durch den Vorgesetzten bedingt, können Sie loslegen.
  2. Ach werden jetzt diese Daten manipuliert.
    Also der Bericht über die Daten wird in irgendein System übertragen und dort mit den personenbezogenen Daten des Mitarbeiters verheiratet und daraus abgeleitet, in Abhängigkeit von den Steuervorgaben eine Abrechnung erstellt.
  3. Nun wird diese Abrechnung an den Aussteller der Stunden Abrechnung zurückgegeben, damit dieser eine Rückmeldung über seine Entgelte bekommt.

Die Fleißarbeit

Fleißarbeit besteht nun darin diese Prozesse detailliert zu beschreiben, natürlich immer passend für die entsprechende Zielgruppe. Und natürlich müssen Sie auch wissen was Sie tun müssen, sofern einmal etwas nicht stimmt, oder sofern etwas in den Prozess hineingerät, was da nicht hinein gehört.

Fehler

Treten immer auf, wenn irgendeiner dieser Prozesse.

  1. Nicht vorhanden ist
  2. Falsch ist
  3. Nicht gelebt wird

Übertragen Sie den Prozess auf das Autofahren. Immer wenn es einen Unfall gegeben hat, oder irgendeine Situation aufgetreten ist, welche gefährlich war, können Sie davon ausgehen dass der beschriebene Prozess mit allen Zusatz und Unterprozessen nicht gelebt worden ist und dementsprechend greift die Maschinerie der Justiz dort ein.

Die Probleme

Die Probleme, welche ich oben beschrieben habe, können also alle darauf zurückgeführt werden, dass irgendein Prozess nicht korrekt durchgeführt wird. Wenn sie tatsächlich unter Überlastung leiden, weil immer mehr Aufträge hereinkommen, welche von den Mitarbeitern nicht abgearbeitet werden können, so können Sie feststellen, dass der Prozess der Personalbeschaffung nicht funktioniert hat. Die Lösung sollte darin bestehen zuerst das Problem natürlich zu beseitigen, beziehungsweise so weit wie möglich zu verringern und dann im folgenden die Ursache für den fehlerhaften Prozess zu finden und so zu korrigieren dass dieser Fehler nicht mehr auftritt.

Verantwortlich dafür das zu tun, ist der Vorgesetzte, der den Missstand findet.

Vorgesetzte oder Führungskräfte?

Heutzutage wird das gerne delegiert. Viele Vorgesetzte wollen nicht sich um Details kümmern, andere können das aufgrund der schieren Quantität nicht mehr. Die Vorgesetzten, welche nicht wollen müssen aber genau so korrigiert werden, wie man einen Mitarbeiter korrigieren würde.

Hier wird oftmals darauf verwiesen, dass der Vorgesetzte keine Zeit mehr hat sich darum zu kümmern was auf den unteren Ebenen passiert. Das ist so wie wenn sie einen Piloten vor sich hätten, der ihnen sagt, dass er die Grundlagen der Aerodynamik, oder der Turbine nicht lernen kann, weil er fliegen muss.

Mit einem solchen Piloten möchte ich nicht fliegen.

Viele Vorgesetzte befinden sich jedoch auf den Zustand und kämpfen darum ihre Position aufrecht zu erhalten. Es gibt viele Führungskräfte, welche sich die Mühe machen und wirklich etwas lernen wollen und dementsprechend auch führen können. Wenn sie Mitarbeiter in Ihrem Hause haben, egal auf welcher Ebene, welche keine Zeit finden etwas zu lernen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, ob sie die richtige Person haben.

Zusammenfassung

  • Finden Sie die Ursache!
  • Beseitigen Sie die potentielle Gefahr.
  • Sie heraus, was die Ursache des Problems gewesen ist.
  • Bauen Sie das ganze neu auf und stellen Sie sicher, dass dieser Fehler nicht auch einmal passieren kann.
    (Das beinhaltet Ausbildung, Prozesse und Methoden)
  • Stellen Sie sicher dass die Prozesse und Methoden in Anwendung sind und bleiben sowie gegebenenfalls korrigiert werden.

Sie glauben nicht wie einfach das Leben sein kann! Viel Erfolg.

 

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